CRM coach sportif : suivre ses prospects sans en perdre

Un CRM de coach sportif sert avant tout à ne plus perdre de prospects entre le premier message et la signature. Il regroupe au même endroit chaque personne intéressée, d'où elle vient, sa température (chaud, tiède, froid), l'historique de vos échanges et la prochaine action à faire. Le suivi des clients déjà signés (programmes, séances, bilans) relève d'un autre outil : le logiciel de coaching.

Beaucoup de contenus mélangent les deux. Ici, on parle uniquement du suivi des prospects, la partie qui décide de ton chiffre d'affaires du mois prochain. Pour les logiciels de suivi client (Hexfit, Fit'Distance, Trainerize…), regarde le guide des meilleurs outils pour coach sportif.

Les prospects ne disparaissent pas d'un coup. Ils glissent, un par un, dans trois trous.

• Les DM : ta messagerie remonte la conversation la plus récente, pas la plus importante. Le prospect chaud de mardi est enfoui sous quinze réponses à tes stories dès jeudi.
• Les notes éparpillées : une info dans l'appli Notes, une autre dans un vocal, l'objectif du prospect dans ta tête. Quand il te réécrit trois semaines plus tard, tu repars de zéro, et ça se voit.
• Le tableur abandonné : parfait le premier lundi, à moitié rempli le deuxième, plus à jour le troisième. Et un tableur qui n'est plus à jour, on ne l'ouvre plus.

Prenons un exemple, avec des chiffres inventés pour l'illustration. Julie, coach à Lyon, reçoit 30 demandes dans le mois : 20 en DM, 6 en commentaire, 4 via son lien en bio. Elle répond à toutes le jour même, mais n'en relance que 5. Si seulement 3 des 25 prospects jamais relancés avaient signé un suivi à 120 € par mois, c'est 360 € de revenu mensuel qu'elle laisse passer, chaque mois. Refais le calcul avec tes propres chiffres : c'est un chiffre qui parle.

Le problème n'est donc pas de trouver plus de prospects, mais de garder ceux que tu as déjà. Pour savoir combien il t'en faut réellement chaque mois pour atteindre ton objectif de revenu, passe par le calculateur combien de clients : tu verras vite qu'un prospect oublié pèse lourd.

Six fonctions suffisent. Si un outil les coche, il fait le travail. S'il en propose cent de plus, tu paies surtout de la complexité.

• Un seul endroit : tous les prospects, quelle que soit leur source (DM, commentaire, formulaire, bouche-à-oreille, salle).
• La température : chaud, tiède, froid. Un coup d'œil te dit où mettre ton énergie aujourd'hui.
• La prochaine action : pour chaque prospect, quoi faire et quand. Sans elle, un CRM n'est qu'un carnet d'adresses.
• L'historique : ce qu'il t'a dit, ce que tu lui as proposé, et quand. C'est ce qui te permet de reprendre la conversation là où elle s'était arrêtée.
• La source : quel post, quel formulaire, quelle recommandation l'a amené. Sans source, tu ne sais pas quel contenu te ramène des clients.
• L'export : tes données t'appartiennent. Un export CSV te permet de changer d'outil sans tout ressaisir.

Pour décider de la température, la grille en trois questions est détaillée dans qualifier un prospect en coaching.

Il n'y a pas de mauvais choix, seulement des choix qui ne tiennent pas dans la durée. Voici les avantages et limites de chacun, sans détour.

Le tableur (Google Sheets, Excel). Pour : gratuit, immédiat, tu sais déjà t'en servir, et tu le construis comme tu veux. Contre : rien n'y arrive tout seul, l'historique devient vite illisible dans une cellule, et la saisie sur téléphone entre deux séances est pénible. Il convient si tu as peu de prospects actifs (une vingtaine par mois, comme ordre de grandeur) et une vraie discipline de mise à jour.

Notion. Pour : une base de données avec vues tableau et kanban, des modèles prêts à l'emploi, et un plan gratuit pour démarrer (en octobre 2026, le plan Plus coûte 9,50 € par membre et par mois en facturation annuelle, 11,50 € au mois). Contre : c'est toi qui conçois le système et toi qui l'entretiens, et la tentation de peaufiner ton tableau au lieu de relancer est bien réelle. Il convient si tu utilises déjà Notion et que tu aimes organiser.

Un CRM dédié. Pour : la structure existe déjà (étapes, température, historique, export) et les leads de tes formulaires arrivent sans ressaisie. Contre : un outil de plus à prendre en main, souvent payant passé un certain volume, et les CRM généralistes, pensés pour des équipes commerciales, peuvent être lourds pour un coach seul. Il convient si tu reçois des demandes chaque semaine et que tu en perds déjà.

Le critère qui tranche : celui que tu ouvriras vraiment chaque semaine. Un tableur tenu à jour vaut mieux qu'un CRM abandonné.

Un pipeline, c'est la liste des étapes entre « quelqu'un s'intéresse » et « il paie ». Pour un coach, six suffisent :

• Nouveau : la personne s'est manifestée, tu ne lui as pas encore répondu.
• Contacté : tu as répondu, la conversation est ouverte.
• Qualifié : tu connais son objectif, ce qui la bloque et où elle en est de sa décision.
• Rendez-vous : l'appel découverte est fixé, avec une date.
• Signé : c'est un client. Son suivi passe dans ton logiciel de coaching.
• Perdu : pas maintenant, ou pas pour toi. Note la raison : c'est une mine d'idées de contenus.

La température ne remplace pas l'étape, elle s'y ajoute. Un prospect « contacté » peut être chaud (il demande déjà tes tarifs) ou froid (il voulait juste le PDF). L'étape dit où il en est dans ton processus ; la température dit à quel point il est intéressé. Une fiche bien tenue tient en quelques lignes, comme ce modèle à reprendre :

Léa M. · source : formulaire du lien en bio, 3 octobre · étape : qualifié · température : chaud · note : veut reprendre la course après une grossesse, a déjà essayé une appli seule, bloque sur la régularité · prochaine action : proposer l'appel jeudi.

Une règle pratique pour garder le pipeline vivant : aucun prospect ne reste plus d'une semaine dans la même étape sans prochaine action. S'il stagne en « contacté », relance-le ou demande-lui franchement où il en est. S'il ne répond plus après ta dernière relance, passe-le en « perdu » avec la raison. Un pipeline honnête, avec moins de lignes, vaut mieux qu'une longue liste de prospects fantômes qui te donne une fausse impression de remplissage.

Un CRM ne vaut que par sa mise à jour. Bloque 20 minutes, le même jour chaque semaine (le lundi matin avant ta première séance, par exemple), et suis toujours le même ordre :

• 1. Vider les entrées (5 min) : chaque nouvelle demande de la semaine devient une fiche, avec sa source.
• 2. Mettre à jour les températures (3 min) : qui s'est réchauffé, qui s'est refroidi depuis la semaine dernière.
• 3. Traiter les chauds (5 min) : chaque prospect chaud reçoit une prochaine action datée cette semaine, comme proposer l'appel ou envoyer ton lien de réservation.
• 4. Relancer les tièdes (5 min) : applique la cadence J+2, J+7, J+21 de relancer sans harceler, avec quelque chose à offrir à chaque message. Pour les mots exacts, pioche dans les scripts DM pour coach.
• 5. Lire les sources (2 min) : quel post ou quel formulaire a amené tes prospects chauds ? Refais-en un dans la semaine.

Cette routine ne remplace pas les réponses du jour : un prospect chaud mérite une réponse dans la journée. Elle sert à rattraper tout ce qui a glissé. Et pour ne pas improviser tes relances, garde un modèle sous la main, par exemple pour un prospect tiède :

Salut Léa, j'ai repensé à ta reprise de la course : voici l'échauffement de 5 minutes dont je t'avais parlé. Si tu veux qu'on regarde ensemble tes 8 prochaines semaines, j'ai deux créneaux jeudi.

Dès que tu notes le nom, le contact et l'objectif de quelqu'un, tu traites des données personnelles. Voici les bases, qui ne remplacent pas un conseil juridique :

• Sois clair au moment de la collecte : ton formulaire dit ce que tu feras des données, et recueille l'accord préalable de la personne (une case à cocher, jamais pré-cochée) si tu comptes lui envoyer de la prospection par email.
• Ne garde que l'utile : nom, moyen de contact, source, objectif, notes de suivi. Rien de superflu.
• Attention aux données de santé (blessure, pathologie, grossesse) : la CNIL les classe parmi les données sensibles, dont le traitement est interdit par principe, sauf exceptions comme le consentement explicite de la personne. N'en note que le strict nécessaire, et seulement avec son accord explicite.
• Fixe une durée de conservation : pour un prospect qui n'est pas devenu client, la CNIL indique que ses données peuvent être conservées trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact venant de lui. À la fin de ce délai, tu peux lui demander s'il veut continuer à recevoir tes messages ; sans réponse positive de sa part, tu supprimes ses données (ou tu les archives).
• Respecte les droits des personnes : si quelqu'un te demande de supprimer ses données, tu dois pouvoir le faire vite. C'est plus simple quand elles sont à un seul endroit plutôt que dans cinq.
• Sache où tes données sont stockées : un tableur partagé par lien public n'est pas un endroit sûr pour une liste de prospects.

Le CRM d'Occa reprend cette structure. Chaque lead a une étape (nouveau, contacté, qualifié, rendez-vous, signé, perdu), une température (chaud, tiède, froid), des notes et un historique. Tu filtres par température pour savoir qui traiter en premier, et tu exportes tes leads en CSV quand tu veux. Il n'y a pas de date d'échéance ni de rappel sur un lead : ta prochaine action, tu l'écris dans les notes de la fiche, et ta routine du lundi fait le reste.

Les leads arrivent de ton lien en bio : le formulaire de ta page getocca.com/p/ton-nom demande un prénom, un e-mail et, si la personne le veut, un téléphone, avec une case de consentement RGPD, et chaque inscription devient un lead horodaté, avec sa source. Pas de questions personnalisées dans le formulaire : l'objectif et le contexte, tu les ajoutes en notes après ton premier échange. Les prospects venus de tes DM ou de ta salle, tu les ajoutes à la main en quelques secondes. Tes relances, tu les envoies toi-même, avec les modèles ci-dessus.

Ce qu'Occa ne fait pas encore : capturer les commentaires et DM Instagram et Facebook comme leads, et envoyer des relances automatiques. Les deux sont prévus à l'arrivée des connecteurs officiels Meta. Et ce qu'il ne fait pas du tout : le suivi des clients signés (programmes, séances, paiements, réservation), qui reste le travail de ton logiciel de coaching.

Les données sont hébergées dans l'Union européenne. Le plan gratuit est à vie, sans carte bancaire ; Premium coûte 29 € HT par mois. Pour aller plus loin : le CRM et les relances d'Occa, la page lien en bio et les tarifs.